PohlCon: Z hodin nad katalogy na nabídku za pár minut

PohlCon je česká pobočka německého výrobce stavebních systémů a jeho obchodní tým ručně porovnával a pároval produkty od různých dodavatelů s vlastním sortimentem. Namapovat dodavatelské produkty na odpovídající interní položky včetně technických parametrů a aktuálních cen zabralo u jednoho katalogu až tři hodiny. Příprava nabídky pak trvala 20 minut u malé zakázky a klidně 180 minut u velké - vždycky s rizikem překlepu nebo špatně zvolené alternativy.

Horší ale bylo, na kom to celé stálo. Na seniorních expertech v týmu. Know-how žilo jen v jejich hlavách, nikde zdokumentované, a junioři se bez technické přípravy k zákazníkovi vůbec nedostali. PohlCon potřeboval proces, který funguje nezávisle na konkrétních lidech.

PohlCon nás původně oslovil v podstatě s poptávkou "implementujte nám AI". My jsme ale začali analýzou toho, jak tým reálně pracuje - a ta ukázala, že velká část úspor žádnou AI nepotřebuje, jen dobře navrženou automatizaci. Přesně tu jsme postavili: automatizační vrstvu napojenou na firemní CRM. Tým jí interně říká "překlápěcí tabulky" - překlápí totiž data z dodavatelských katalogů do nabídky PohlConu.

AI má v systému přesně jednu roli, tu, ve které je opravdu dobrá: vytěžit z dodavatelských katalogů s tisíci položkami a technickými parametry strukturovaná data, se kterými nástroj umí pracovat. Samotné nabídkování je záměrně obyčejný, spolehlivý kód, který udělá stejnou věc pokaždé stejně. Obchodník vybere, co zákazník potřebuje, varianty produktů má připravené za pár milisekund a kompletní nabídku s aktuálními cenami z napojeného CRM za pár minut.

Bylo by snadné vrazit AI do každého kroku nabídky a celé to nazvat AI nástrojem. Neudělali jsme to - bylo by to pomalejší, dražší a méně spolehlivé. Ne každý problém je AI problém: cílem je efektivita, ne AI za každou cenu.

Výsledkem je nabídka bez překlepů a špatně zvolených alternativ, kterou zvládne připravit i juniorní obchodník bez detailní technické znalosti sortimentu. Seniorní čas se přesouvá z administrativy k zákazníkům. A na systémech PohlConu přitom nic specifického není - stejná automatizace se napojí na CRM nebo ERP, které firma už používá, klidně i spravované externím dodavatelem.

První výsledky přišly už po několika týdnech v podobě quick fixu; plné řešení pak vznikalo v průběhu roku 2025. Po nasazení překlápěcích tabulek spadl čas na přípravu nabídky o 75 % u malých zakázek (z 20 minut na 5) a o 94 % u velkých (ze 180 minut na 10). Pětičlenný obchodní tým si tak měsíčně uvolní zhruba 220 hodin. Při interní sazbě 400 Kč za hodinu je to potenciální úspora kolem 88 000 Kč měsíčně - provoz nástroje přitom stojí zhruba 1 000 Kč a investice do vývoje se vrátila v řádu několika měsíců. Ta matematika není složitá.

Produktivita týmu vzrostla minimálně na dvojnásobek, často na trojnásobek. Místo administrativy dnes obchodníci budují vztahy se zákazníky a zákazníci oceňují hlavně rychlost a přesnost reakcí na poptávky.